Kiedy transakcja sprzedażowa została zakończona, obowiązkowo trzeba wystawić dokument. Jest nim faktura VAT. Czasami, kiedy wpłacana jest zaliczka, więc w tym wypadku wystawiana jest faktura zaliczkowa, gdyż zaistniały czynności podatkowe.
Podatnik, który wystawił fakturę zaliczkową musi wiedzieć, że po wydaniu towaru lub zrealizowaniu usługi, powinien uzupełnić dokumentację. Do tego właśnie służy faktura zaliczkowa końcowa. Zaliczka, która został wpłacona przed wydaniem towaru lub zrealizowaniu usługi nie pokryła całej wartości, więc w takiej sytuacji trzeba wystawić kolejny dokument, ponieważ pozostała cześć została zapłacona już po wydaniu towaru lub zrealizowaniu usługi. Może też się zdarzyć tak, że zaliczka objęła całą wartość produktów lub usług. Wtedy nie wystawiamy takiego dokumentu.
Jeśli rozmawiamy o zaliczkach to warto też wspomnieć o tym dowodzie transakcji. Jest to bardzo ważny dokument, który stanowi podstawę naszej zapłaty. Wykonawcy usług na przykład remontowych bardzo często proszą o zaliczki. Aby nie stać się ofiarą oszustwa, warto taki dokument stworzyć i dać do podpisania usługodawcy. Druk zaliczki jest umową, która jest spisywana pomiędzy dwiema stronami.
Warto też rozróżnić pojecie zaliczki od zadatku. O zwrot zaliczki możemy się ubiegać, natomiast o zadatek już nie.
Druk zaliczki powinien zawierać dane osobowe stron, datę i informacje o tym, kto wpłaca zaliczkę, a kto ją odbiera. Można taka umowę zaliczkową spisać od ręki, jednak nie jest to rozwiązanie polecane. W przypadku komplikacji ze zwrotem zaliczki, ważne sa zapisy, które regulują rozstrzyganie sporów w takiej kwestii.